W celu przyspieszenia komunikacji między członkami zespołu, cała komunikacja formalna odbywać się będzie w postaci elektronicznej. Stworzony zostanie system obiegu dokumentów, który będzie kontrolował położenie każdego dokumentu, poprawnie adresował ścieżkę (od nadawcy, przez kierowników odpowiednich grup, do odbiorcy). Będzie on także automatycznie archiwizował wszystkie dokumenty, a także przechowywał czas odebrania i nadania przez każdą osobę. Wszystkie dokumenty muszą być sygnowane kluczem PGP. Klucze te będą przechowywane na wydzielonym serwerze kluczy, poświadczone przez kierownika projektu.

Ze względu na obieg dokumentów poprzez aplikację kliencką, nie ma potrzeby definiowania określonych szablonów dokumentów.

Wszystkie dokumenty kierowane na zewnątrz zespołu projektowego muszą zostać zaakceptowane przez kierownika projektu. Dokumenty przekazywane na zewnątrz nie mogą być zapisane w formatach o zamkniętych specyfikacjach (włączając w to dokumenty w formacie Microsoft Word).

Do zdalnych, nieformalnych kontaktów uruchomiony zostanie wewnętrzny serwer usługi typu Instant Messanger.

Zgłaszanie błędów odbywać się będzie poprzez aplikację typu BTS (Bug Tracking System). Korzystanie z tej aplikacji odbywać się będzie przez przeglądarkę internetową. Każda osoba odpowiedzialna za testowanie (wliczając w to pracowników firmy wykonujących testy alfa) będzie zarejestrowana w systemie. Formularz zgłaszania błędu będzie zawierał pola dotyczące opisu błędu, warunków zajścia, powtarzalności, sugestii rozwiązania, wstępnej klasyfikacji błędu (według grup opisanych w dalszej części tego dokumentu). Taki "bilet" zgłoszeniowy jest następnie sprawdzany przez kierownika grupy testowania, przypisywany wstępnie stan (nierozwiązany, nie do rozwiązania, błąd, brak funkcjonalności itp), a także osoba odpowiedzialna za poprawienie danego błędu. Wszystkie informacje o zmianach stanu danego biletu są przekazywane do osoby zgłaszającej błąd, osoby poprawiającej błąd oraz do kierownika grupy testującej.